Электронным документооборотом (ЭДО) называют обмен электронной документацией через защищенные каналы связи. Документы имеют полную юридическую силу и не отличаются от бумажных оригиналов, поэтому распечатка такой документации не нужна.

Отправителю необходимо создать документ, подписать его цифровой подписью (ЭП) и отправить по нужному адресу. Получателю необходимо принять полученное, подписать своей электронной подписью, после чего отправитель получит оповещение о том, что документ подписан.

ЭП является эквивалентом обычной ручной подписи и предназначена подтверждения авторства электронного документа. Также обладает полной юридической силой. Дополнительная информация также доступна на www.sltns.ru

Какие документы подлежат обмену

ЭДО предусматривает обмен различными первичными бухгалтерскими документами:

• договора;
• счета;
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может использоваться любой организацией на территории Российской Федерации, от индивидуального предпринимателя до крупной корпорации. При электронном документообороте обмен документами значительно упрощается и ускоряется, из-за чего расчет с контрагентами становится более комфортным и быстрым. Плюс ко всему этому экономия на канцелярии и расходах по почтовым отправлениям, а также содержании архива.

Плюсы ЭДО

1. Финансовые выгоды

Можно сэкономить около 20 000 рублей в год только на покупке конвертов.

2. Время

Обмен электронной документацией происходит мгновенно, поэтому существенно ускоряются бизнес-процессы.

3. Возможность круглосуточного доступа без выходных и праздников

Подписание и отправка документации может происходить в любое время дня и ночи, в любой день года с любого устройства с доступом в интернет.

4. Гарантия доставки и конфиденциальность

Письмо невозможно потерять, его не прочитает злоумышленник, поскольку для его хранения выделяется защищенный кабинет.

5. Комфорт хранения

Отсутствие необходимости организации архива.

Особенности перехода на ЭДО

Для начала обмена электронной документацией необходимо:

• Приобрести сертификат ЭП.
• Уведомить контрагентов о том, что вы перешли на ЭДО.
• Выбрать режим обмена: через оператора ЭДО или автоматически.

Выдачей ЭП занимается специальный удостоверяющий аккредитованный в Минсвязи РФ центр.

Каждый сотрудник, имеющий право подписания документов от лица компании должен быть обладателем собственной ЭП. Ее юридическая сила аналогична юридической силе ручной подписи с печатью: закрепляется за сотрудником и ее запрещено передавать другим лицам.